- Документ
— единица документооборота в организации, документ содержит файлы, описательную часть и маршрут.
- Проект
— атрибут документа, показывает, к какой области деятельности компании относится данный документ. Все документы группируются по проектам. Доступ к каждому из проектов ограничен. Если сотрудник, координирующий документооборот в организации, имеет доступ к проекту, это означает, что он имеет доступ ко всем документам проекта. Доступ к проекту предоставляется сотруднику в соответствии с его должностными обязанностями.
— ответственный за документ или поручение / согласование / уведомление.
- Исполнитель
— тот, кому документ передан для согласования, на уведомление или для выполнения поручения. Исполнитель может быть задан по ФИО и по Должности.
— элементарный маршрут, требует от исполнителя выбора одного из двух действий – подтверждения либо отклонения. В случае отклонения согласования движение документа по маршруту приостанавливается.
— элементарный маршрут, предназначен для оповещения пользователя о том или ином событии. В отличие от согласования, у исполнителя есть только один вариант ответа – «ознакомлен».
— элементарный маршрут, обязывает исполнителя выполнить действие и отчитаться. Контролер поручения может подтвердить или отклонить отчет.
- Файлы (в документе)
— основное содержание документа, файлы прикладываются к документу и не могут быть удалены. Присоединенные файлы защищаются электронной подписью.
- Маршрут документа
— последовательность подписания/выполнения документа.
- Элементарный маршрут
— одна из точек маршрута. Бывает 3 видов:
- Согласование;
- Уведомление;
- Поручение.
Каждый элементарный маршрут имеет своего контролера (от кого) и исполнителя (кому).
- ЭЦП
— электронная цифровая подпись, механизм позволяющий защищать содержимое документа. ЭЦП показывает, какие файлы содержал документ на момент его согласования исполнителем. Если файл 1 был добавлен после согласования, то ЭЦП исполнителя не визирует файл 1, и считается, что исполнитель не согласовывал этот файл.
- Доступ к документу
— сотрудник имеет доступ ко всем документам тех проектов, доступ к которым для него разрешен. Кроме этого, сотрудник имеет доступ ко всем документам, в которых он заявлен как исполнитель. Документы, перечисленные на вкладке «Документы» (связанные документы) также доступны специалисту, контролирующему документооборот в организации.